ABC de los pagos de nómina masivos: ¿Cómo hacerlos más fácil?

Clasificación de los pagos de nómina según el tipo de contratación

Estos pagos se clasifican generalmente en los siguientes:

A tiempo completo. Es el pago de un salario por un periodo determinado de tiempo (semanal, quincenal, mensual, entre otros) y es equivalente a las horas trabajadas. También, incluye beneficios adicionales como bonificaciones, comisiones y otros incentivos.

A tiempo parcial. Usualmente, consiste en un salario por hora o una tarifa predeterminada. También, puede ser proporcional a las horas trabajadas, pero sin beneficios adicionales.

Temporal. Se refiere a un tipo de contrato laboral por un periodo de tiempo específico; generalmente, para cubrir necesidades temporales de la empresa.

Por contrato. En esta categoría, los trabajadores solo reciben el pago establecido en un contrato previamente acordado, en lugar de un salario.

Por honorarios. Son pagos o percepciones salariales sujetas a una tarifa destinada a profesionales independientes o contratistas; quienes, a su vez, proporcionan sus servicios a la empresa de manera temporal o por proyectos.

Recomendaciones para realizar un pago de nómina eficiente

A continuación, te mencionamos algunas sugerencias para que realices tus pagos de nóminas de manera eficiente y sencilla:

Automatiza los procesos de pagos
Utiliza un sistema de gestión de nóminas o software confiable de recursos humanos; con el fin de simplificar y agilizar el proceso de pago. Esto te ayudará a reducir errores y tiempo de procesamiento.

Lleva registros precisos
Lleva un registro detallado de los salarios, horas trabajadas, deducciones y cualquier otro concepto relevante; así, evitarás confusiones e inconvenientes.

Establece un calendario
Define una fecha de pago regular para cumplir con las obligaciones laborales. Asimismo, comunica a tus colaboradores el día exacto en que recibirán su pago.

Emplea la banca electrónica
Esta te facilita todo el proceso de pagos; mediante la eficiencia, seguridad, control y flexibilidad que proporcionan sus servicios.

Cumple con las normativas legales
Asegúrate de estar al día con las leyes laborales y fiscales de tu país; entre estos, impuestos sobre la nómina, pagos al seguro social, obligaciones fiscales, entre otros.

Sincroniza los procesos con el sistema contable
Esto garantiza el adecuado registro y control de los gastos del personal de tu empresa. También, contribuye a una gestión financiera adecuada y al cumplimiento de las obligaciones legales.

Protege la información confidencial
Asegúrate de mantener la información personal y financiera de tus colaboradores tan segura como protegida. En este sentido, utiliza medidas de seguridad convenientes para evitar cualquier tipo de filtración o robo de datos.

Capacita a tu equipo de nómina
Brinda capacitación y formación a tu personal de recursos humanos y contabilidad; sin duda, te asegurarás de que comprendan los procesos de nóminas y se mantengan actualizados sobre las regulaciones al respecto.

Consejos para el pago de otros conceptos de nómina

A continuación, te damos algunos consejos para el pago de otros conceptos:

Conoce los conceptos adicionales. Familiarízate con los diferentes cargos que pueden existir, además del salario base; como bonos, viáticos, comisiones, horas extra, entre otros. Esto te ayudará a entender los pagos que debes realizar.

Revisa la legislación laboral. Es importante conocer las regulaciones y leyes sobre el pago de los conceptos adicionales. Asegúrate de cumplir con estas obligaciones, efectuando las compensaciones según lo establecido.

Fija un sistema de seguimiento. Implementa un procedimiento para realizar el seguimiento de la cancelación oportuna de estos conceptos.

Automatiza los procesos. Considera utilizar un software que te permita automatizar el cálculo y procesamiento de los conceptos adicionales de nóminas. Esto te ayudará a ahorrar tiempo mientras reduces errores en los cálculos.

Comunícate con tus colaboradores. Brinda claridad a los trabajadores sobre los diferentes conceptos y cómo se calculan. Asimismo, mantén una comunicación tan abierta como transparente, con el fin de evitar malentendidos.

Verifica los registros. Comprueba los registros de asistencia, horarios, permisos y otros factores que puedan influir en el monto de estos pagos. Esto te ayudará a evitar dudas o problemas al respecto.

Herramientas tecnológicas que facilitan los pagos de nómina

Existen diversas herramientas que facilitan los pagos. Entre ellas se destacan las siguientes:

Software de nóminas
Son programas que te posibilitan automatizar y agilizar todos los procesos de nóminas; desde el cálculo de salarios y otros conceptos hasta los pagos a tus colaboradores.

Sistemas de gestión de recursos humanos (HRMS)
Los HRMS tienen funcionalidades que te permiten gestionar de forma eficiente los pagos; mediante la integración de las funciones de nómina junto con otras áreas como contabilidad, recursos humanos y más.

Plataformas de pago electrónico
Permiten a las empresas efectuar pagos directamente a las cuentas bancarias de sus colaboradores. Por ejemplo, Airtm es la cuenta en dólares digitales más conectada del mundo y a través de ella puedes realizar pagos masivos de nóminas o recibir nóminas. 

Además, a diferencia de las transferencias bancarias tradicionales, Airtm te permite hacer pagos instantáneos en dólares digitales; sin restricciones de montos, ni costos de procesamiento o acceso a la plataforma, haciendo que los empleados puedan retirar su dinero en moneda local.

Aplicaciones móviles de nómina
Permiten a tus colaboradores acceder a sus recibos de pago; actualizar sus datos identificativos, efectuar solicitudes de anticipos o reembolsos y recibir notificaciones.

Tarjetas débito prepagadas
Estas tarjetas se recargan automáticamente en cada periodo de pago. Los colaboradores las pueden utilizar para hacer compras o retirar dinero en cajeros automáticos.

Asimismo, debes tener presente que cada país tiene sus propias regulaciones referentes a los pagos de nómina; por esto, resulta importante conocer y cumplir con las leyes laborales correspondientes. 

En este sentido, te invitamos a unirte a Airtm que te brinda una solución integral para gestionar los pagos masivos; esto, a través de herramientas simples y listas para usar. Además, te ofrece más de 400 métodos de pago mediante una cuenta única.

Referencias bibliográficas

• Castelan, J. (2023). Sistema de nómina: evita los errores y agiliza los procesos de pago en tu empresa. Crehana.
• Chavez, J. (s.f.). ¿Qué es la Nómina? Significado, tipos y características. CEUPE (Centro Europeo de Postgrado).
• HcmFront. (2021). 6 claves para pagar con éxito la nómina de tus colaboradores. Gestión de Talento Humano.